AVG Algemeen Verordening Gegevensverwerking OCC Oldtimer Caravan Club Dit is een beleidsnotitie, bedoeld om leden, gezinsleden, donateurs, adverteerders en andere relaties, op de hoogte te stellen van hoe het bestuur omgaat met Uw privé gegevens. 1. PRIVACYBELEID 1.1 Privacy De Oldtimer Caravan Club, hierna OCC genoemd, ingeschreven bij de kamer van koophandel onder nummer KvK 40004380, hecht waarde aan privacy en de daarbij behorende bescherming van privé gegevens. Daarom willen wij U in dit privacy beleid heldere en transparante informatie geven over de wijze waarop wij privé gegevens verwerken van leden, gezinsleden, donateurs, adverteerders en andere personen waarmee de OCC een relatie heeft, in dit document worden zij, personen genoemd. Uiteraard worden privé gegevens van personen met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en respectvol behandeld. Hierbij houdt de OCC zich in alle gevallen aan de 25 mei 2018 ingevoerde Algemene Verordening Gegevensverwerking hierna AVG genoemd. In dit document waar gesproken wordt over personen zoals hierboven genoemd, wordt iedere volwassen rechtspersoon bedoeld. Indien het om minderjarigen gaat, wordt daarmee de persoon en zijn of haar volwassen vertegenwoordiger bedoeld. 1.2 Reden waarvoor wij Uw privé gegevens gebruiken 1 Het innen van contributie. 2 Het verzenden van ons clubblad. 3 Het uitbetalen van declaraties. 4 Het verzenden van aankondigingen. 5 Het realiseren van Uw deelname aan een evenement. 6 Het onderhouden van contacten. 1.3 Privé gegevens die wij vastleggen 1 Uw naam 2 Uw adres gegevens 3 Uw vaste / mobiele telefoonnummer 4 Uw financiele gegevens 5 Uw internet gegevens 6 De gegevens van Uw kampeermiddel(en) 1.4 Waar wij Uw gegevens bewaren De OCC voert een administratie om de vere De OCC voert een administratie waarin alle gegevens zich bevinden die nodig zijn om de vereniging goed te kunnen besturen. Hierbij respecteren we de privé gegevens voldoende om toch een goede administratie te kunnen voeren. Alle gegevens in de Administratie van de vereniging worden uitsluitend door het bestuur gebruikt en het bestuur ziet er op toe dat deze gegevens niet buiten deze administratie komen. Een uitzondering vormen, 1 o Internet gegevens, deze kunnen ook door de Webmaster gebruikt worden, voor automatiseringsdoeleinden. 2 o Alle gegevens die met verzekeringen te maken hebben, zij kunnen ook gebruikt worden door de Technische commissie. 3 o Mentoren die een evenement organiseren, aan hen worden de gegevens verstrekt van personen die zich via E mail, telefonisch of schriftelijk hiervoor hebben opgegeven. 4 o Commissieleden ontvangen alleen die gegevens die zij nodig hebben voor het uitvoeren van hun taak. Het bestuur ziet er op toe dat deze personen de tot hen ter beschikking staande gegevens respectvol en uiterst vertrouwelijk, behandelen. 2 VERZET 2.1 E-mail Personen die geen prijs stellen op het ontvangen van E mail, kunnen dit bij het bestuur kenbaar maken, via secretaris@oldtimercaravanclub.nl of schriftelijk of telefonisch middels de in het clubblad gegeven nummers of adressen. Het zich opgeven voor een evenement bij mentoren, hierbij kan men volstaan met het verstrekken van een lidnummer en verder de gegevens die nodig zijn voor het reserveren van een plek op dit evenement. Men kan zich ook schriftelijk of telefonisch opgeven. 2.2 Foto’s en video’s Gedurende evenementen kunnen foto’s en/of video’s worden gemaakt. Personen die geen prijs stellen op verspreiding van beelddragers met hun beeldtenis,via de website of de sociale media via de OCC, kunnen dit kenbaar maken bij het bestuur, via voorzitter@oldtimercaravanclub.nl of via secretaris@oldtimercaravanclub.nl of schriftelijk of telefonisch middels de in het clubblad gegeven nummers of adressen. De Oldtimer Caravan Club heeft geen invloed op foto’s en video’s die gemaakt zijn door derden en die geplaatst zijn in de sociale media. Indien U van mening bent dat de OCC hierbij een rol kan spelen om de betreffende beelddragers te verwijderen, neemt U dan contact op met voorzitter@oldtimercaravanclub.nl of secretaris@oldtimercaravanclub.nl of schriftelijk of telefonisch middels de in het clubblad gegeven nummers of adressen, graag met een zo duidelijk mogelijke verwijzing waar het materiaal zich bevindt. De OCC zal U dan assisteren bij pogingen om het beeldmateriaal te verwijderen. 2.3 Gegevens Indien U informatie wenst over welke van Uw privé gegevens wij beschikken en U wilt hierin eventueel veranderingen aanbrengen, neemt u dan contact op met het bestuur via penningmeester@oldtimercaravanclub.nl of schriftelijk of telefonisch middels de in het clubblad gegeven nummers of adressen. 3. VERSPREIDING 3.1 Verspreiding De OCC waakt er voor, dat geen anderen, dan het bestuur van zijn administratie gebruikt maakt. 3.1 Gebruik van privé gegevens door derden De OCC laat geen gebruik door derden toe van privé gegevens onder zijn beheer, voor wat voor doeleinden dan ook. 3.2 Uitzonderingen Als de OCC een verzoek krijgt om gegevens te leveren, dan neemt het bestuur contact op met de personen om welke gegevens gevraagd werd, om hen hiervan op de hoogte te stellen. Een persoon kan dan zelf uitmaken of hij of zij, zijn of haar gegevens ter beschikking wil stellen. 4. TENSLOTTE 4.1 Vragen Heeft U na het lezen van dit Privacy beleid nog vragen of opmerkingen, dan kunt U deze richten aan het bestuur van de OCC, via secretaris@oldtimercaravanclub.nl of schriftelijk of telefonisch middels de in het clubblad gegeven nummers of adressen. 4.2 Meldpunt kwetsbaarheden Bent U deskundig in dit soort zaken en ontdekt U een zwakte in ons beleid? Help ons dan door ons op deze zwakte te wijzen en eventueel te adviseren hoe het beleid te verstevigen, via secretaris@oldtimercaravanclub.nl of schriftelijk of telefonisch middels de in het clubblad gegeven nummers of adressen. Dan kunnen we samen deze beleidsnotitie wijzigen. 4.4 Wijzigingen privacy beleid Het bestuur van de OCC behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy beleid. Indien het bestuur een wijziging doorvoert die gevolgen heeft voor de wijze waarop zij met de privé gegevens van personen omgaan, dan maken zij dit kenbaar via de website, het clubblad of een nieuwsbrief. 4.5 Verantwoording Voor het toepassen en uitvoeren van dit privacy beleid is het bestuur van de OCC verantwoording verschuldigd aan zijn Algemene Leden Vergadering.